يمكن لمدراء الشركات والمؤسسات تطبيق معايير وأساسيات إدارة المشاريع من خلال اتباع مجموعة من الخطوات الأساسية اللازمة، التي تتلخص في النقاط التالية:

التخطيط للمشروع

يتم في هذه الخطوة دراسة حالة معينة لصياغة فكرة مشروع ما، وتحديد أهدافه والنتائج المتوقع الحصول عليه منه؛ حيث يتم تنفيذ خطة تفصيلية لبرمجة العمل وفقاً للنقاط التالية:

• بناء إطار للمشروع مكوّن من مجموعة من الخطوات الواجب تنفيذها؛ بهدف الحصول على صورة أوضح حول طبيعة وأهداف المشروع نفسه.
• إعداد خطة عمل خاصة بالمشروع؛ بشكل يربط ما بين الموارد المتوفرة ونتائج المتوقعة، الأمر الذي يساعد على ضمان سير العمل وفق خطوات مناسبة وصحيحة؛ لإنجاز وتنفيذ المهام المطلوبة.

تنظيم المشروع

تُعرف هذه الخطوة على أنها آلية استخدام الموارد بالمقارنة مع الأنشطة المحددة سابقاً؛ حيث يتم تقييم الحاجة للموارد المادية والبشرية لإدارة مشروع ما، وصولاً إلى تحديد التكلفة الخاصة بمرحلة بدء التنفيذ على أرض الواقع، وهي تشمل على:

• تحديد الموارد البشرية اللازمة للمشروع، ما يساهم في توزيع المهام على فريق العمل وربطها مع الأنشطة المخطط لها؛ لغايات تحقيق أهداف المشروع.
• توثيق المهام والأعمال بهدف متابعتها ورصد التطورات الخاصة بها، وكذلك إعداد التقارير الخاصة بالحالة القائمة للمشروع، التي تساعد على تحديد فعاليته والكفاءة الخاصة به وحصر التطورات الحاصلة وتقديم التوصيات، التي من شأنها تعزيز آلية سير العمل.
• تقييم ومتابعة سير العمل والأنشطة الخاصة بالمشروع، للتحقق من مطابقتها لخطة العمل، وقياس أدائها؛ بهدف إصدار أحكام نهائية حول أي نشاط ومدى قدرته على تحقيق الأهداف المرجوة خلال فترة معينة من الوقت.
• إعداد خطة موازنة مالية للمشروع لتحديد التكاليف التشغيلية، والتحقق من كافة الموارد المستخدمة، وتوفير أدوات رقابية لمتابعة سير العمل، ومقارنة المصروفات المخطط لها مع المصروفات الفعلية.

تنفيذ المشروع

الخطوة قبل الأخيرة وتعني البدء الفعلي في تطبيق المشروع وفق تخطيط مناسب، وعناصر تنظيمية مفصلة، وتشمل هذه الخطوة على متابعة المشروع كخطوة فرعية أولى، ومن ثم التسويق له، وهي خطوة أخرى تهدف إلى توفير حاجات الأفراد تبعاً لأسس معينة؛ مثل: تحديد الرغبات، واختيار السوق المناسب، ودراسة تكلفة الإنتاج مقارنة بالقدرة الشرائية المجتمعية.

تقييم المشروع

وهي آخر خطوات إدارة المشاريع، وتكون ضمن واجبات مدراء المشروع نفسه؛ حيث التأكيد من تحقيق الأهداف الثابتة للمشروع ومدى مطابقتها للمخططات التي تم تحديدها سابقاً. يُشار هُنا إلى إمكانية الاستعانة بنسخ استبيانات خاصة بإدارة المشاريع وتخصيصها للمشروع المحدد لتقييمه، وفقاً لنظرة فريق العمل والمدراء والأفراد.